5 étapes
pour répondre à un Appel d’Offres

Entreprise artisanale, TPE-PME, grande entreprise, les appels d’offres représentent pour vous de véritables opportunités de gagner des marchés et d’augmenter votre chiffre d’affaires. Il serait bien dommage de vous en priver !

Voyons en 5 étapes comment répondre concrètement à un appel d’offres et démarrer sur les marchés publics.

1 – Trouver des appels d’offres

La recherche peut se faire sur les sites officiels, tels que le JOUE et le BOAMP, sur des journaux spécialisés (les JAL – Journaux d’annonces légales).
Elle peut se faire aussi sur des plateformes gratuites, ou sur des solutions payantes comme la notre qui offre un véritable accompagnement ainsi que des solutions pour faciliter la recherche mais aussi pour automatiser la réponse aux appels d’offres pour plus d’efficacité.

Ces sites recensent les Avis d’Appel Public à la Concurrence émis par les acheteurs. Les AAPC (ou AAC) synthétisent les caractéristiques principales de la demande : objet et localisation du marché, type de procédure, description des lots, critères d’attribution, date butoire pour la réponse…

Vous devez donc dans un premier temps sélectionner des offres en rapport avec vos compétences et vos capacités pour lesquelles vous estimez avoir de réelles chances de réussite.

Mais cela n’empêche pas de candidater sur des marchés plus importants si vous vous associez avec d’autres entreprises pour mutualiser vos moyens techniques, humains et financiers dans le cadre d’une réponse en groupement.

2 – Récupérer et analyser le DCE
(Dossier de Consultation des Entreprises)

Le DCE est un ensemble de documents édité par l’acheteur regroupant toutes les informations nécessaires à la compréhension de la demande.
Il liste aussi bien les attentes techniques qu’administratives inhérentes à l’offre. Vous trouverez généralement dedans :

  • le RC (règlement de consultation) qui précise les règles de la mise en concurrence
  • le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) qui définit les pénalités de retard, règles de facturation / paiement, résiliation…
  • le CCTP (cahier des clauses techniques particulières) qui détaille les caractéristiques précises des travaux ou prestations à exécuter.

Il est donc crucial pour vous de bien analyser ce cahier des charges afin de suivre ses directives lors de votre réponse. Le moindre écart pourra être motif à rejet de votre offre.

Le DCE est normalement accessible anonymement sur la plateforme de l’acheteur.
Mais dans les faits, ces plateformes sont nombreuses et nécessitent d’ouvrir un compte, ce qui peut rapidement devenir contraignant.

Pour plus de simplicité, la solution Libel vous propose la récupération des DCE (et des avis rectificatifs éventuels) par nos équipes.
Il suffit d’en faire la demande en 1 clic dans le logiciel et nous mettons le dossier de consultation à votre disposition dans un délai moyen de 4h.

En savoir plus

3 – Rédiger votre réponse à un appel d’offres

Maintenant que vous avez sélectionné une offre, vous allez devoir rédiger votre dossier de candidature.
il est composé de différents documents :

  • formulaires administratifs de déclaration du candidat (DC1, DC2,  DC4 en cas de sous-traitance),
  • présentation de l’entreprise justifiant de ses capacités à répondre
  • justificatifs d’assurances
  • formulaires d’acceptation des différentes clauses (CCAP, CCTP), bon de visite, acte d’engagement
  • offre de prix
  • mémoire technique

Ce dernier revêt une importance particulière. Le mémoire technique doit être personnalisé pour chaque appel d’offres.
Il faut le voir comme un véritable document de vente. Il peut en effet faire la différence même face à une offre concurrente mieux placée en terme de prix !
Soignez-le ou faites-vous aider pour mettre toutes les chances de votre côté.

Dans tous les cas, vérifiez bien la date limite de dépôt afin de ne pas être pris de court.

4 – Déposer votre offre

Votre dossier de candidature est bouclé dans les temps. Reste maintenant à le faire parvenir à l’acheteur.
Depuis le 1er octobre 2018, la réponse dématérialisée est obligatoire pour les appels d’offres de plus de 25000 €.
Dans ce cas, il vous devez déposer les pièces de votre candidature sous forme numérique signée électroniquement sur la plateforme de dématérialisation de l’acheteur.
Pour les marchés en dessous de 25000 €, il est encore possible de remettre votre offre en mains propres ou par voie postale.

5 – Analyser pour progresser

Bien sûr, répondre à un appel d’offres ne veut pas dire le remporter à tous les coups. Le rejet d’une offre fait partie du jeu et doit être matière à réflexion pour améliorer les prochaines candidatures. Problème de prix ? d’adéquation de la réponse technique ?
Selon la procédure du marché, l’acheteur n’est pas obligé de vous donner ses motivations. Les lui demander vous permet de comprendre sa décision et d’en tirer les conclusions pour vos futures réponses.
Pour aller plus loin : Comment les acheteurs attribuent-ils leurs marchés ?

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