Les documents de la candidature
Le dossier de réponse d’une entreprise pour un marché public comprend généralement deux grandes parties :
- la candidature, qui permet à l’acheteur de vérifier qui est l’entreprise et si elle possède les capacités nécessaires
- l’offre, qui présente la proposition pour le marché : prix, solution technique, organisation, délais, etc.
Ces deux parties répondent donc à des objectifs différents.
Le règlement de consultation (RC) précise pour chaque marché les documents qui doivent être remis.
Le dossier de candidature
C’est la partie administrative de la réponse. La candidature répond à la question : « Cette entreprise est-elle en capacité d’exécuter le marché ? ». Elle regroupe différents formulaires et documents permettant à l’acheteur de vérifier :
- l’identité de l’entreprise
- sa situation administrative
- ses capacités économiques et financières
- ses capacités techniques et professionnelles
- ses références
- ses qualifications
- ses moyens humains et matériels.
- les informations relatives aux membres d’un éventuel groupement.
Les documents de candidatures
La déclaration sur l’honneur
Le candidat doit déclarer qu’il n’entre pas dans un cas d’exclusion des marchés publics.
L’entreprise ne doit pas être concernée par certaines condamnations, situations fiscales ou sociales ou autres interdictions prévues par le Code de la commande publique.
Cette déclaration peut être intégrée aux formulaires utilisés pour présenter la candidature.
Le DC1 : la lettre de candidature
Le DC1 permet notamment :
- d’identifier le candidat
- d’indiquer s’il répond seul ou en groupement
- d’identifier les membres du groupement
- de désigner le mandataire lorsqu’il existe
- d’effectuer certaines déclarations nécessaires à la candidature.
Dans le cas d’un groupement, un DC1 commun peut être établi pour l’ensemble des entreprises.
Le mandataire est l’entreprise qui représente le groupement auprès de l’acheteur et coordonne les prestations des différents membres.
Le DC2 : la déclaration du candidat
Le DC2 présente plus précisément les capacités de chaque entreprise.
Il peut notamment contenir des informations concernant :
- le chiffre d’affaires
- les effectifs
- les capacités financières
- les moyens techniques
- les références professionnelles
- les qualifications
- les moyens humains et matériels.
Lorsqu’un groupement répond, chaque membre renseigne les éléments correspondant à sa propre entreprise. L’acheteur peut ainsi apprécier les capacités du groupement en tenant compte des capacités réunies de ses différents membres.
Le DUME : une alternative aux formulaires de candidature
L’entreprise peut également utiliser le DUME – Document unique de marché européen.
Il permet de centraliser dans un document unique une grande partie des informations concernant :
- l’identité de l’entreprise ;
- l’absence de motifs d’exclusion ;
- ses capacités économiques et financières ;
- ses capacités techniques et professionnelles.
Le DUME électronique peut être réutilisé pour plusieurs consultations, à condition que les informations soient toujours exactes et à jour. Il évite ainsi de ressaisir systématiquement les mêmes renseignements.
Le principe « Dites-le-nous une fois »
La commande publique applique également le principe « Dites-le-nous une fois ».
L’objectif est d’éviter à l’entreprise de transmettre de nouveau une information ou un justificatif que l’acheteur peut déjà récupérer.
Le candidat n’a ainsi pas à fournir certains documents lorsque l’acheteur peut les obtenir directement :
- via un système électronique officiel accessible gratuitement
- depuis un espace numérique auquel l’entreprise lui donne accès
- ou lorsqu’ils ont déjà été transmis au même service acheteur lors d’une précédente consultation et sont toujours valables.
Ce dispositif contribue à réduire les démarches administratives répétitives.
Les documents permettant de vérifier les capacités financières
L’acheteur peut demander des renseignements pour s’assurer que l’entreprise dispose de capacités financières suffisantes.
Selon le marché, cela peut notamment concerner :
- le chiffre d’affaires global
- le chiffre d’affaires réalisé dans le domaine concerné
- certains éléments financiers
- une attestation d’assurance couvrant les risques professionnels concernés.
Les exigences doivent rester liées et proportionnées au marché.
Les documents permettant de vérifier les capacités techniques et professionnelles
L’acheteur peut également demander des éléments démontrant que l’entreprise dispose des compétences et des moyens nécessaires.
Il peut notamment s’agir :
- de références de travaux, fournitures ou services réalisés
- des effectifs de l’entreprise
- des qualifications professionnelles
- de certifications
- des diplômes ou compétences des personnes mobilisées
- de la liste des moyens matériels
- des équipements techniques
- de moyens ou procédures de contrôle de la qualité.
Une entreprise n’a pas nécessairement besoin d’avoir déjà remporté un marché public : les références réalisées pour des clients privés peuvent également démontrer son expérience.
Les attestations fiscales et sociales
Toutes les attestations fiscales et sociales ne sont pas nécessairement à transmettre dès le dépôt de la candidature.
Une partie des informations peut d’abord faire l’objet d’une déclaration, puis être vérifiée par l’acheteur dans les conditions prévues par la réglementation.
Certains justificatifs peuvent également être récupérés directement par l’acheteur grâce au principe « Dites-le-nous une fois ».
Le DC4, en cas de sous-traitance
orsqu’un sous-traitant est présenté, l’entreprise peut utiliser le DC4 – Déclaration de sous-traitance.
Ce formulaire permet notamment d’indiquer :
- l’identité du sous-traitant
- les prestations qui lui seront confiées
- le montant de la sous-traitance
- ses conditions de paiement
- certaines informations permettant de vérifier sa situation et ses capacités.
Un DC4 distinct doit être établi pour chaque sous-traitant présenté.
Le sous-traitant peut être déclaré dès le dépôt de l’offre ou ultérieurement, pendant l’exécution du marché.
Le dossier d’offre :
L’offre répond à une autre question : « Que propose cette entreprise pour répondre à mon besoin ? »
Elle peut notamment comprendre :
- le prix
- le mémoire technique
- le BPU ou la DPGF
- le planning
- les délais proposés
- les moyens mobilisés
- les différents documents demandés dans le règlement de consultation.
Les documents de l’offre
Le mémoire technique
Le mémoire technique permet à l’entreprise d’expliquer comment elle compte réaliser le marché.
Il joue un rôle déterminant dans la note technique de l’entreprise. Il doit donc répondre précisément et de manière exhaustive aux critères et sous-critères annoncés par l’acheteur.
Selon la consultation, il peut notamment présenter :
- la méthodologie
- l’organisation prévue
- les moyens humains mobilisés
- les moyens matériels
- le planning
- les délais
- les méthodes de contrôle
- les mesures environnementales
- les procédures de sécurité
- les moyens permettant d’assurer la continuité ou la qualité des prestations.
Les documents de prix
L’entreprise doit également remettre son offre financière dont la forme dépend du type de marché.
On peut retrouver
- Le BPU – Bordereau des prix unitaires
Il présente les prix unitaires proposés par l’entreprise pour les différentes prestations ou fournitures. - La DPGF – Décomposition du prix global et forfaitaire
La DPGF détaille la composition d’un prix forfaitaire global et permet de répartir le montant proposé entre les différents postes du marché. - Le DQE – Détail quantitatif estimatif
Il applique généralement des quantités estimatives aux prix du BPU afin de permettre à l’acheteur de comparer financièrement les différentes offres.
Il peut être contractuel ou servir uniquement à l’analyse des prix.
Les documents techniques
Selon l’objet du marché, l’entreprise peut avoir à transmettre différents documents complémentaires :
- fiches techniques, descriptifs de produits
- catalogues
- plans et schémas
- méthodologies particulières
- certifications liées aux prestations proposées
- planning d’intervention
- composition de l’équipe affectée au marché…
L’attestation de visite
Certains marchés prévoient une visite obligatoire du site avant la remise de l’offre. Lorsque c’est le cas, l’entreprise peut devoir joindre à son dossier une attestation ou un certificat prouvant qu’elle a bien effectué cette visite.
Cette pièce n’est donc pas systématique : elle dépend du règlement de consultation.
L’acte d’engagement et les documents contractuels
L’acheteur peut demander certains documents contractuels avec l’offre ou à un stade ultérieur de la procédure. Un acte d’engagement peut notamment être utilisé pour formaliser l’engagement du titulaire.
Les modalités précises dépendent de la consultation et des documents préparés par l’acheteur.
Les variantes ou prestations supplémentaires éventuelles
Lorsque la consultation le permet ou le demande, l’entreprise peut également devoir présenter :
- une variante
- une prestation supplémentaire éventuelle
- une option
- une solution technique complémentaire.
Pour aller plus loin :
