Optimiser ses chances de remporter un appel d’offres

Pour remporter plus de marchés publics, il ne suffit pas simplement de répondre à plus d’appels d’offres, ce serait trop simple !

Vous améliorerez bien souvent davantage vos résultats en sélectionnant mieux les consultations et en construisant des offres qui collent parfaitement aux critères de notation.

La solution est simple : vous concentrer sur les marchés vraiment à votre portée, que vous serez capable d’exécuter dans les meilleures conditions.

Sélectionnez les bons marchés (ceux pour lesquels vous avez vraiment une chance)

Chaque réponse demande du temps : analyse du DCE, chiffrage, préparation du mémoire technique, définition des prix, vérification puis dépôt.

Pensez à votre capacité globale d’exécution : avant de vous lancer, demandez-vous si vous avez suffisamment de temps pour répondre dans de bonnes conditions, si le marché correspond réellement aux capacités de votre équipe, à votre positionnement par rapport à la concurrence.
N’oubliez pas de jauger la rentabilité potentielle de l’opération.

Répondre à plusieurs consultations en même temps peut être tentant.
Si vous remportez deux ou trois marchés simultanément, bravo vous avez sûrement suivi nos conseils 😊 !
Mais attention, vous devrez être capable de tous les honorer dans les conditions et les délais prévus.

Un processus de sélection Go / No-Go bien réfléchi vous permettra de décider rapidement si une consultation mérite réellement de s’y investir. Répondre moins mais mieux peut à la sortie vous permettre de gagner plus souvent.

Analysez attentivement les DCE

Avant de rédiger quoi que ce soit, analysez le Dossier de Consultation des Entreprises dans son ensemble.

1. Commencez par le Règlement de Consultation qui vous indiquera les règles du jeu.
2. Lisez ensuite attentivement le CCTP pour comprendre les prestations demandées et les exigences techniques.
3. Le CCAP vous permet d’identifier les principales conditions d’exécution : délais, pénalités, paiement, garanties, assurances ou réception.
4. Enfin, étudiez les documents financiers comme le BPU, la DPGF ou le DQE afin de mesurer correctement le coût et la rentabilité du marché.

À ce stade, vous devez être capable de répondre à la question : « Sommes-nous réellement capables d’exécuter ce marché correctement et de manière rentable ? »
Si la réponse est non, mieux vaut abandonner la consultation avant d’y consacrer des heures pour un résultat décevant.

Anticipez les besoins des acheteurs

Attendre qu’un appel d’offres soit publié n’est pas l’unique façon de trouver des marchés.
Vous pouvez aussi surveiller d’autres sources ou signaux comme les budgets et programmes d’investissement, les projets d’achats, les marchés arrivant prochainement à échéance…

Une démarche active de sourcing pourra aussi être l’occasion de faire connaître votre entreprise et son expertise à des acheteurs que vous aurez repérés comme des clients potentiels. Même si cela n’aura normalement aucune conséquence sur la décision finale, vous gagnerez toujours à engager le dialogue.

Construisez vos offres à partir de la grille de notation

Partez toujours de ce que l’acheteur va noter plutôt que de ce que vous présenteriez naturellement. Le mémoire technique n’est pas une simple plaquette commerciale de présentation.

Si le règlement de consultation prévoit 40 % pour le prix, 50 % pour valeur technique et 10 % pour les performances environnementales, votre réponse doit alors permettre à l’acheteur de trouver facilement les informations nécessaires pour vous attribuer les points.

Un sous-critère prévoit « Moyens humains affectés au marché : 15 points » ?
Créez une partie clairement identifiable intitulée : « Moyens humains affectés au marché » et répondez précisément à cette attente.

Cela peut paraitre scolaire, mais l’acheteur ne doit pas rechercher l’information au milieu de votre mémoire. Il doit pouvoir la trouver au premier coup d’oeil.

Plus votre offre est facile à analyser et à noter, plus vous réduisez le risque qu’un élément différenciant ne passe à la trappe.

Adaptez le mémoire technique pour chaque consultation

Vous pouvez parfaitement disposer d’une base de mémoire technique réutilisable. Certaines informations relatives à votre organisation, vos process, vos moyens techniques et humains, vos qualifications et références évoluent peu et peuvent donc servir de socle à plusieurs réponses.

Mais cette base doit rester un point de départ. Pour chaque consultation, adaptez votre mémoire au besoin de l’acheteur, aux exigences du dossier, aux contraintes du marché, aux moyens que vous mobiliserez réellement, aux délais proposés ainsi qu’aux critères de notation comme nous l’avons vu précédemment.

Soyez intraitable, évitez les informations qui ne contribuent pas directement à la réponse attendue. Un mémoire technique n’a pas pour objectif de présenter votre entreprise de manière exhaustive, mais bien d’expliquer de manière claire et concise comment vous comptez répondre au besoin concerné et exécuter correctement le marché.

Apportez des preuves plutôt que des promesses

Évitez, dans vos mémoires techniques, les formules bateau comme « Nous sommes réactifs » ou « Notre équipe est expérimentée ».

Donnez plutôt des éléments concrets : délais d’intervention, nombre de techniciens mobilisés, qualifications, procédures de contrôle ou engagements précis…

Des références bien choisies, si vous en avez, renforcent aussi votre crédibilité. Plutôt qu’une liste de clients sans fin, sélectionnez quelques réalisations en adéquation avec le besoin et expliquez les prestations réalisées et les contraintes rencontrées.

L’objectif, c’est de rassurer l’acheteur sur vos capacités à mener à bien le marché.

Considérez l’allotissement et la réponse à plusieurs

Même si un marché vous parait trop gros, vous pouvez tout de même envisager de répondre uniquement à certains lots. L’obligation d’allotissement est justement fait pour éviter de discriminer les petites entreprises.
Avec un peu plus d’expérience, vous pouvez aussi vous associer avec d’autres entreprises au sein d’un groupement, ou prévoir de sous-traiter une partie des prestations.

Ces solutions permettent d’accéder à des marchés plus importants ou nécessitant plusieurs compétences, sans vous engager au-delà de vos capacités.

Vérifiez votre dossier avant le dépôt

Déjà, n’attendez pas la dernière minute pour déposer sur la plateforme de l’acheteur. Un wifi capricieux, un fichier trop volumineux, une rectification en catastrophe et pan, vous dépassez l’heure limite !

Une bonne relecture sera aussi indispensable pour vérifier que votre mémoire technique répond bien à la l’intégralité des critères imposés et que toutes les pièces, documents, annexes demandées sont présents dans les bons formats et sous la forme requise.

Contrôlez aussi la cohérence générale de votre offre (montants, délais, prix..) : si votre mémoire prévoit 3 techniciens, votre planning 2, et votre chiffrage un seul… l’acheteur ne manquera pas de s’interroger sur la fiabilité de votre proposition.

Analysez vos résultats pour progresser

Gagné ou perdu, il y a toujours des enseignements à tirer d’une consultation.

En cas de rejet, vous pouvez demander à l’acheteur les motifs de votre classement, vos notes par critère, celles de l’attributaire lorsqu’elles sont communicables, ainsi que les caractéristiques et avantages de l’offre retenue. L’acheteur doit, à son bon vouloir, vous fournir suffisamment d’éléments pour comprendre pourquoi votre offre n’a pas été choisie, sans pour autant vous communiquer d’informations confidentielles sur les autres candidats.

En cas de victoire, vos propres notes seront utiles pour identifier ce qui a fait la différence.
Constituez progressivement une bibliothèque de réponses avec les contenus vraiment performants, dans laquelle vous pourrez piocher pour préparer vos prochains dossiers.

L’objectif, c’est d’utiliser chaque résultat pour améliorer les réponses suivantes.