Comment déposer en ligne un dossier de réponse d’appel d’offres ?

Le dépôt s’effectue généralement sur le profil d’acheteur, c’est-à-dire la plateforme utilisée par l’acheteur pour gérer sa consultation. Le lien vers cette plateforme figure normalement dans l’avis de marché ou dans les documents de la consultation.

Il doit respecter les modalités prévues dans le règlement de consultation : formats de fichiers, éventuelle signature électronique, taille maximale des pièces, date et heure limites, etc.

Créez votre compte à l’avance sur la plateforme si vous n’en n’avez pas. Connectez-vous suffisamment tôt afin d’éviter de découvrir un problème technique au dernier moment.

Préparez vos fichiers avant le dépôt

Toutes les plateformes de dématérialisation ne fonctionnent pas exactement de la même manière. Chaque profil d’acheteur peut avoir ses propres contraintes techniques et fonctionnalités.

Vérifiez donc les règles de la plateforme avant de l’utiliser. Elles peuvent notamment varier concernant les formats acceptés, la taille maximale des fichiers, l’utilisation de fichiers ZIP, le nombre de pièces pouvant être déposées, les navigateurs compatibles ou encore la procédure de signature électronique. Ainsi, certains services demandent 1 dossier unique, d’autres des dossiers « offre » et « candidature » séparés, avec 1 fichier pdf unique ou des fichiers dans leurs formats d’origine (.doc, .xls, etc.).

Si la plateforme propose un outil de test permettant de vérifier votre configuration avant le dépôt, n’hésitez pas à vous en servir, surtout si c’est la première fois que vous déposez avec ce service.

Consultez également le règlement de consultation : l’acheteur peut imposer des formats ou des modèles précis en complément des contraintes techniques de la plateforme.

Préparez tous vos fichiers en conséquence et vérifiez qu’ils sont complets, lisibles et dans leur version définitive. Donnez-leur des noms simples et explicites. Evitez les noms ambigus comme version_finale_v2_bis.pdf.

La signature électronique

Le dépôt électronique n’implique pas automatiquement la signature électronique. Vérifiez toujours le règlement de consultation pour savoir si une signature est demandée et à quel moment de la procédure.

Lorsqu’elle est nécessaire, vous pouvez généralement signer de deux manières :

• Certaines plateformes proposent un outil de signature directement intégré au profil d’acheteur. Vous sélectionnez le document à signer et votre certificat électronique, puis la plateforme réalise la signature et contrôle sa validité.
• Vous pouvez aussi utiliser un logiciel ou un outil de signature externe, puis déposer le document déjà signé sur la plateforme. Dans ce cas, assurez-vous que le format de signature et le certificat utilisés sont compatibles avec les exigences de la consultation.

Les formats réglementaires de signature sont notamment PAdES pour les pdf, CAdES pour les autres fichiers (avec option de signature intégrée au fichier ou par jeton externe) et XAdES pour les flux xml.

Quel type de certificat utiliser ?

Si le RGS constituait jusqu’à présent le cadre français recommandé pour les marchés publics, aujourd’hui la signature électronique doit surtout respecter le règlement européen eIDAS.

Attention, le certificat est nominatif : il est délivré à une personne physique (vous ou un collaborateur habilité), pas à l’entreprise. Le signataire doit donc impérativement disposer du pouvoir nécessaire pour engager l’entreprise.
Il atteste de l’identité du signataire et l’intégrité du document après sa signature.

Comment se procurer un certificat ?

En pratique, vous devez vous tourner vers un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (QTSP) reconnu par l’ANSSI ou équivalent au niveau européen. Si vous avez les nerfs solides, la liste officielle et à jour des prestataires qualifiés peut être consultée sur le site de l’ANSSI.
Mais pour vous épargner une dépression, plus simplement, vous pouvez faire la demande à des prestataires reconnus comme Chambersign (CCI), CertEurope, DocuSign, ou même votre banque si elle propose ce service.

Dans tous les cas, comparez les prix et la durée de validité des certificats. Et prenez bien en compte le délai d’obtention qui peut aller de 24h à plusieurs jours.

Anticipez donc la demande par rapport à la date limite de remise des offres.

Respectez impérativement l’heure limite

Le simple fait d’avoir commencé la transmission avant l’heure limite ne suffit pas.
Votre dépôt doit être entièrement terminé avant la date et l’heure limites indiquées dans la consultation.

Si la clôture est fixée à 12 h 00 et que votre téléchargement se termine à 12 h 01, votre offre électronique est en principe considérée comme hors délai.

Un fichier volumineux, une connexion lente ou un problème technique peut suffire à vous faire dépasser l’heure limite.

Il existe quelques situations particulières, notamment lorsqu’une copie de sauvegarde a été reçue dans les délais ou lorsqu’un retard est imputable à un dysfonctionnement du profil d’acheteur dans les conditions reconnues par la jurisprudence. Mais cela reste exceptionnel.

Comment vérifier que votre dépôt a bien été reçu ?

À la fin de l’envoi, vous devez recevoir un accusé de réception électronique qui indique notamment la date et l’heure de réception du pli et permet de confirmer que le dépôt a bien été enregistré.

Conservez-le soigneusement, c’est votre preuve de dépôt.

Si vous ne le trouvez pas, vérifiez dans votre espace sur le profil d’acheteur ou dans le dossier des indésirables de votre boite email.

En cas de doute et si la date limite n’est pas dépassée, contactez l’assistance de la plateforme et vérifiez l’état de votre dépôt.

Et en cas d’erreur sur les fichiers envoyés ?

Si après le dépôt vous vous rendez compte d’une erreur dans les pièces envoyées, tant que la date et l’heure limites ne sont pas dépassées, vous pouvez effectuer un nouveau dépôt complet pour corriger votre réponse.

La modification fichier par fichier n’est pas possible : si vous souhaitez simplement modifier votre mémoire technique ou remplacer un fichier, il n’est pas possible de renvoyer uniquement le document concerné. Vous devez donc redéposer l’ensemble de votre dossier.

Vérifiez ensuite que le nouveau dépôt a bien généré un nouvel accusé de réception.

Envoyer une copie de sauvegarde ?

C’est peu usité, mais il existe la possibilité de transmettre une copie de sauvegarde sur support papier ou clé usb en complément de chaque dépôt électronique. L’envoi par voie électronique est aussi possible, mais uniquement si l’acheteur l’autorise dans les documents de consultation.

La sauvegarde ne sera ouverte que si le dépôt principal rencontre un des problèmes prévus par les textes :

• Le dépôt contient un virus
• est reçu de façon incomplète
• ne peut pas être ouvert
• arrive hors délai alors que l’envoi avait commencé avant la clôture.

Pour des marchés importants ou à forts enjeux, l’envoi d’une copie de sauvegarde permet donc d’assurer quoi qu’il arrive la bonne réception du dossier, à condition qu’elle-même soit reçue par l’acheteur avant la date et l’heure limites.