La dématérialisation dans les marchés publics

Les changements de réglementation concernant les marchés publics qui ont eu lieu depuis le début de l’année 2016 ont eu un impact sur la dématérialisation dans ce genre de marché.

En effet, le numérique prend de plus en plus d’importance et les marchés publics suivent cette tendance sur plusieurs points :

Réponse dématérialisée

Depuis le 1er avril 2016 et l’entrée en vigueur de l’Ordonnance relative aux marchés publics, l’acheteur peut imposer que les candidatures lui soient remises par voie dématérialisée, c’est-à-dire, électronique. Il ne peut désormais plus refuser qu’un candidat lui remette sa candidature par voie dématérialisée.

Cette nouveauté s’inscrit dans le plan national de dématérialisation des marchés publics dont le but est de rendre la candidature électronique obligatoire pour tous les marchés publics de plus de 20 000€ d’ici 2018.

Les marchés publics de fournitures et services informatiques de plus de 90 000€ sont les premiers à montrer l’exemple puisque, dès à présent, toutes les offres et candidatures doivent être transmises par voie électronique.

Signature électronique

Remettre une candidature dématérialisée implique d’utiliser la signature électronique et donc de posséder un certificat RGS ** généralement installé sur une clé usb.
Une signature électronique a une vraie valeur légale, autant qu’une signature manuscrite. En dématérialisé, c’est le certificat qui prouve la validité de la signature. Ces certificats peuvent être obtenus auprès d’un PSCE (Prestataire de Services de Certification Électronique), organisme spécialisé qui a reçu sa qualification par arrêté du ministère chargé de l’industrie.

Pour en savoir plus sur l’obtention d’un certificat  de signature électronique : cliquez-ici

Facture électronique

La facture est elle aussi concernée par le plan national de dématérialisation des marchés publics puisqu’elle deviendra obligatoire à compter du 1er janvier 2020.

Là aussi, les entreprises doivent commencer à réaliser des factures électroniques pour se préparer à l’obligation future. D’autant plus que les grandes entreprises et les personnes publiques seront dans l’obligation de fournir des factures électroniques dès le 1er janvier 2017.

NB : à compter du 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA (même ceux exonérés ou bénéficiant de la franchise en base) seront dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié et sécurisé qui répondra aux exigences prévues par la loi de finances pour 2016 n°2015-1785.

L’espace numérique

Dans le but de favoriser l’accès des PME-TPE aux marchés publics et afin de simplifier les dossiers de candidature, le décret du 26 septembre 2014 a intégré deux mesures issues des nouvelles directives européennes. Ces mesures ont été conservées par le Décret relatif aux marchés publics du 25 mars 2016.
Qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’une plateforme numérique sur laquelle une entreprise peut déposer ses documents justificatifs et preuves suffisantes. Les acheteurs publics ont la possibilité d’accéder à cet espace dès lors que l’entreprise leur a transmis les informations nécessaires pour sa consultation.

Inciter le principe du « Dites-le nous une fois »
Le Décret prévoit, dans son article 53, la non-obligation pour les entreprises de fournir des documents justificatifs et moyens de preuve s’ils sont consultables directement sur un espace de stockage numérique. Si le candidat possède un espace numérique, il doit indiquer dans son dossier de candidature toutes les informations permettant à l’acheteur d’y accéder gratuitement.

Les acheteurs peuvent désormais prévoir, dans leur appel à la concurrence, que les entreprises n’aient pas à redonner les documents qu’elles leur ont déjà transmis ultérieurement et qui demeurent valables.

Depuis le 1er avril 2017, pour les avis d’appel à la concurrence des centrales d’achat, les candidats peuvent avoir recours au principe du « Dites-le nous une fois », même si l’acheteur ne l’a pas prévu. Ils pourront l’utiliser, à partir du 1er octobre 2018, pour les avis d’appel à la concurrence des autres acheteurs.

Quels documents peuvent être mis à disposition sur un espace de stockage numérique ?
En général, toutes les informations nécessaires à vérifier la capacité des candidats et la régularité de leur situation sociale et fiscale peuvent être mises à disposition dans un espace de stockage numérique. Pour résumer, toutes les informations propres à l’entreprise et à ses capacités, peuvent y figurer. C’est le cas des documents suivants, entre autres :
• Les attestations fiscales et sociales ;
• La DOETH (Déclaration Obligatoire d’Emploi de Travailleurs Handicapés) ;
• Les qualifications ;
• Les assurances ;
• Le KBis ; …

Par opposition, tous les documents concernant un marché public particulier ne peuvent pas être déposés sur un espace de stockage numérique (DC1, mémoire technique,…)

Les avantages de la dématérialisation ?

Certes, ces obligations à venir vont contraindre certaines entreprises à bouleverser complètement leurs habitudes en abandonnant peu à peu le papier. Mais la dématérialisation présente plusieurs avantages qui ne sont pas à négliger :
• Gain de temps : plus rapide que d’imprimer son dossier et d’envoyer la facture ;
• Gain financier : moins d’affranchissement et de papier à payer ;
• Gain environnemental : diminution de l’empreinte carbone par la diminution du papier utilisé ;
• Gain en matière de sécurité : archivage, suivi… ;
• Pas de dépendance des services postaux ;
• Possibilité d’envoyer son document au dernier moment.